RBA认证VAP现场流程规范

VAP 现场流程

必须采用以下流程开展 VAP。

1. 评估启动

1.1到达现场时，评估员要表明身份。

1.2评估员必须随身携带评估所需的所有评估工具和设备。

2. 开幕会议

2.1 所有评估从开幕会议开始。评估员必须将 RBA 评估开幕会议模板作为基础，但可以根据特定 VAP 的具体情况进行修改。

2.2 评估员要求

i. 评估员在开幕会议上应介绍以下内容：

• 评估目的和目标

• 评估时间表、范围和方法

• 讨论场所访察、访谈、记录审查并记录现场备注

• 介绍具有代表性的抽样

• 介绍评估观察员

• 准备每日总结会议和闭幕会议，包括将优先结果通知 APM

ii. 评估员应回答受审方可能提出的任何问题。

2.3 受审方要求

1. 受审方应在开幕会议上介绍以下内容（如适用）：

• 访客安全、安保和陪同规程
• ESG 计划以及 ESG 责任和机构职责的组织分配
• ESG 目标、绩效和当前问题
• 工厂的商业环境
• 介绍工厂运营
• 确定评估期间的重要现场活动，包括生产负荷的季节性变化，即高、中、低负荷的月份/季节
• 自上次评估以来的重大变化
• 审查预评估文件
• 访谈时间表
• 识别和介绍评估员工作室的位置
• 电话和互联网协议及支持人员
• 讲解现场工作时间
• 与评估员和评估流程有关的其他信息

ii. 受审方可自行邀请任何其现场工作人员或员工参加开幕会议

2.4 访谈

1. 员工访谈属于敏感话题，因此妥善管理访谈过程是评估的重要组成部分。
2.  访谈中发现任何情况，均不得进行打击报复（例如，减少工资或福利、失业、恫吓或任何其他处罚）。RBA VAP 标准 8.0.2 版本 RBA 公开信息 第 18 页，共 141 页
3.  在整个评估过程中，评估员与员工互动，收集正式和非正式情况下的信息。正式互动是指评估员选择并与特定范围内的员工进行个人访谈。非正式互动是指评估员在员工工作地点或工厂其他区域（例如宿舍、食堂、公共区域、停车场等）与员工进行简短的互动。
4.  正式访谈私下进行，无受审方的管理者、其他工作人员或观察员在场。员工身份和意见必须始终保密。否则，根据违规的严重性，会相应扣减评估员的绩效得分或撤销其评估员资格。
5.  正式访谈采取个人或小组的方式进行。
6.  正式的个人访谈一般持续约 10 分钟。正式的小组访谈通常持续约 20 分钟，但若有需要，可能持续更长时间，具体情况由评估员酌情决定。
7.  访谈者应代表一定范围的员工，包括：

• 永久和临时工
• 直接和间接雇佣的生产员工
• 直接雇佣的非生产员工（安保、清洁工、厨工）
• 员工和分包劳工
• 新雇员和经验丰富的员工
• 技能要求高或技能要求低的岗位
• 多个部门
• 所有班次
• 男女不限
• 各国籍（仅限于非外派人员或技能员工的外籍员工）
• 员工代表（如有）
• 孕妇、哺乳期妇女和残疾员工（如有）

注意：小组访谈不包括间接雇佣的非生产员工（安保、清洁工、厨工）。2.4.8 如果现场管理层不希望进行访谈，或者如果评估员认为员工在与评估员坦诚交谈后将对员工不利，则应立即通知 APM。APM 将对情况进行评估，从而确定是否应继续评估。

2.5 管理层访谈

1.  从管理人员处收集信息有助于评估员了解受审方如何管理以及打算如何实施 ESG 计划。
2.  通常情况下，评估员将在适当时与下列各方进行互动和交谈（注：下列人员并非全部都在工厂，也可能有不同职务）：

• 现场经理
• 生产经理
• 维修人员
• 环境、健康与安全经理
• 质量经理
• 内部评估经理
• 人力资源经理
• 现场服务人员，例如食堂、宿舍管理员、保安人员
• 财务经理/薪酬经理
• 采购经理/供应链经理
• 仓库和化学品贮存经理
• 现场医务人员
• 法务人员
• 其他人员

3. 场所访察

3.1 一般指南

1. 场所访察的目的是让评估员观察工厂所有区域的实际状况和当前运行状态。
2. 评估员应察看所有工厂区域，并应奠定场所访察的节奏和方向。场所访察时，评估员应尽可能减少对生产的干扰。
3.  受审方负责将安全规章和要求告知评估员，包括在特定工厂区域使用个人防护装备 (PPE)，并在需要时为评估员提供必要的 PPE。
4.  场所访察分为两部分，即现场巡视和现场评估。

3.2 现场巡视

1.  现场巡视一般由整个评估团队进行，持续约 30 分钟。
2.  评估开始时，即可进行现场巡视。部分现场巡视可在开幕会议之前进行。
3.  现场巡视的目的是为评估员提供受审方经营的情境，并帮助评估员准备进一步调查的问题。
4.  现场巡视包括以下内容：

• 交通运输基础设施
• 应急服务，例如消防部门或外部安保服务
• 确定公共区域，概述公司运营情况
• 识别可能影响工厂或受工厂影响的当地社区和环境的潜在问题
• 确定对员工行动自由或权利的不合理限制。
• 展示的任何记录或文件，可能显示经营活动和人权保护之间的矛盾
• 员工公告栏和与工会或员工委员会会议有关的信息
• 了解所有建筑和配套设施的规模、范围和地点
• 质量、生产和时间记录
• 相关准则和与员工权利有关的任何公布信息

3.3 现场评估

1.  现场评估由 EHS 评估员进行，根据所要涉及区域/建筑物/设施/宿舍和餐厅的数量，将持续 4 至8 小时。
2.  现场评估期间，评估员通常详细检查在现场巡视期间确认的所有高风险区域（注：并非所有设施都拥有下列区域）：

• 工作环境（空间、温度、照明等）
• 人体工程学和工位
• 生产和加工操作
• 消防和应急设备
• 机器保护和维护
• 应急规程
• 个人防护装备
• 急救设备和医务中心/诊所
• 废气排放和排放控制系统
• 危险材料贮存和处理
• 危险废弃物的产生和贮存
• 废弃物（有害和无害）管理
• 燃料、化学品和汽油的贮存、运输及使用
• 厕所和卫生设备
• 食堂和厨房的卫生与安全（如适用）
• 宿舍设施，包括卫生与安全
• 废水处理、排放和污泥处置
• 娱乐设施RBA VAP 标准 8.0.2 版本 RBA 公开信息 第 20 页，共 141 页

    iii. 评估员应获得在设施内拍照的许可。或者，受审方也可拍摄评估员所需的照片，并在每天结束前交给评估团队。若管理层不允许并且未拍摄所需照片（全部或特定区域），评估员将在 VAR 中加以记录。照片不得故意包含或关注产品、产品信息或其他保密信息。

3.4 文件审查

i. 作为评估的一部分，评估员会审查相关记录。如：

• 工作时间记录、工资单、工资、扣除项和福利
• EHS 管理体系文件
• 许可证/执照/批准
• 废弃物记录
• 书面政策、计划、程序、作业指导
• 培训记录

ii.  要审查的记录由评估员在评估期间向受审方指定。

iii. 评估员应详细审查记录；但是，这并不意味着必须评估每项记录。审查过程中，评估员可使用具代表性的抽样。若评估员未审查每项记录且存在不符合项结果，则评估员必须在结果声明中说明抽样方法。

iv.  除非另有说明，否则必须在现场提供文件和记录，以供评估员审查，并且对于 VA，必须至少涵盖之前 12 个月的文件和记录。对于工资单、工资、扣除项和福利，必须提供 24 个月的文件和记录。

v.  除非另有说明，否则应现场提供记录以供评估员在评估开始时进行审查，并且记录的内容应至少涵盖该次评估的审查期。如果要求提供附加记录，则应在要求提出后 24 小时内或评估最后一天中午前（以较早时间为准）提供该等记录。如果未能按所述要求获取所需记录，则评估员应排除这些记录，然后得出结果。

vi. 作为文件审查的一部分，评估员可能需要记录某些信息以完成评估。评估员不会在 VAR 中纳入任何机密信息，例如详细的产品信息、详细的流程步骤、个人身份信息等。

vii.  除非另有说明，否则 VAR 中提及合规或不合规的员工参照比例均以定义的样本为依据。

3.5 每日“总结会议”

1.  在每天结束时召开每日总结会议，持续约 30 分钟或少于 30 分钟。在会议期间，评估员应遵循以下指导：
2.  若发现优先不符合项：

• 讨论优先不符合项，包括是否需要立刻纠正和/或进行遏制。
• 通知受审方管理层，向 QM 正式告知优先不符合项，QM 则将通知受评估的客户。
• 告知受审方其他所有事项、结果或需要提供进一步信息的潜在结果。
• 根据需要，鼓励受审方出示/准备符合当地法律要求的其他证据或信息。

      iii. 若未发现优先不符合项：

• 讨论初步结果，在结果存在争议时，给予受审方提供额外信息的机会。
• 约定其余现场评估的议程。
• 明确任何其他需求，尽可能确保有效、高效地进行评估。

3.6 闭幕会议

1.  闭幕会议在评估最后一天结束时举行。参加开幕会议的同一批受审方，以及希望听取评估团队意见的其他人员都应参加闭幕会议。
2.  若会议未举行或中断，受审方应通知 AQM。
3.  闭幕会议包括：

• 介绍所有重大和优先不符合项，确保受审方完全了解此等事项。RBA VAP 标准 8.0.2 版本 RBA 公开信息 第 21 页，共 141 页
• 简要介绍所有轻微不符合项。
• 介绍评估员在确定结果前需要进一步研究的事项（例如调查或审查相关立法）。

3.6.4 若评估期间发现优先不符合项：

• 告知必须马上采取即时遏制措施（工作时间、招聘费用和社会保险除外）。
• 评估结束时应完成即时遏制措施，若在评估后期发现该事项，则应尽快采取遏制措施。
• 评估员应在 AR 和评估结果确认书 (AFA) 中相应问题的结论中，将即时遏制措施的状态列作“评估员说明”1 。
• AFA 由受审方和评估组长在闭幕会议结束时签署。
• 受审方提出额外证据或澄清说明。
• 告知评估流程的后续步骤，包括草案审查反馈流程。